【管理会社に朗報！】業務改善だけではない！コストカット・集客率アップもねらえる物件確認の自動応答を解説！

不動産管理会社（以下、管理会社）にとって日々の業務で多くの時間をとられるのが、物件確認（管理物件が入居者を募集しているかどうか）の問い合わせです。仲介会社の担当者や、外出先にいる自社の営業担当者から1日に多くの問い合わせが来ます。

とくに、繁忙期となる1月から3月にかけては、忙しさに比例して問い合わせの数は普段の数倍にもなります。管理会社としては、電話やFAX、メールなどの問い合わせのすべてに対応するのは大変な状況です。

そんな管理会社にとって、悩み多き物件確認のコミュニケーションコストの削減方法についてご紹介いたします。

物件確認の3つのタイミングと、その原因について

物件確認の電話は、どういったタイミングで管理会社へかかってくるのでしょうか。仲介会社が管理会社へ問い合わせるタイミングを例に挙げると、大きく 3つに分けることができます。

１つ目は、朝一の新着情報のチェックと同時に、ネット掲載の可否を問い合わせるときです。始業と同時に仲介会社の担当者は、各サイトから新着情報を取得し、その物件に他社から申し込みが入っていないかを確かめます。また、仲介会社の自社ホームページに情報掲載することが可能かどうかを管理会社に問い合わせます。

2つ目は、お客様に物件を紹介する前です。他社から申し込みが入っていないかを確認します。

3つ目は、お客様を物件に案内する内見の際です。電話確認と場合によってはFAXのやり取りが行われます。

このように、仲介会社の営業担当者は、お客様を物件へ案内する前に、3回程度の物件確認をする必要があるのです。

原因の一つはタイムラグです。元付である管理会社のホームページに、各物件に申し込みが入ったかどうかを確認する項目がありますが、実際に申し込みが入ってからホームページに反映されるまで、タイムラグが出てしまいます。電話などでの物件確認が必要になるのは、このためです。

この電話応対の数が繁忙期ほど多くなってしまい、それに対応するスタッフの数と時間が管理会社のかかるコストとなっていきます。忙しい時期は、少しでも対応にかかる工数を削減したいのが管理会社の本音で、大きな悩みにもなっています。

Cloud ChintAIなら、仲介会社からの電話問い合わせに自動対応が可能

入居希望者から問い合わせを受けた後、仲介会社と管理会社の間で電話やFAX、メールを中心としたやり取りが行われます。申し込みや審査は、手書きの紙書類を使用することも多く、時間や手間がかかる手続きです。 　

これら、仲介会社と管理会社の間のやり取りを自動化するために実現したサービスが、イタンジ株式会社の提供している「Cloud ChintAI」です。そのなかの機能として、「ぶっかくん」というシステムがあります。「ぶっかくん」は、仲介会社からの物件確認の電話に自動で応答してくれます。

■ ぶっかくん：仲介会社からの物件確認電話への自動応答システム

最大の特徴は、「24時間、定休日でも自動応答できること」と「電話の反響をレポートできること」です。管理会社にとって受電の5～6割を占める仲介会社からの物件確認の電話に、最新情報を自動応答し、さらに図面をFAX送信までしてくれます。

では、「ぶっかくん」を導入すると、どのような効果を期待できるのでしょうか。

• 集客力アップ：24時間、定休日でも自動応答してくれるため、営業時間外でも対応が可能となり、今まで逃していた約15%の反響をキャッチできる。
• 作業効率改善やコストカット：仲介会社からの物件確認の電話を減らすことにより、営業担当者の業務負担の削減とコストカットへの貢献が可能になる。
• 電話反響の解析が可能：問い合わせ数や、入電者情報、時間ごとの反響分布などのデータを可視化し、業務分析に役立てられる。

こうしたメリットにより、「ぶっかくん」は現在、月70万件の物件確認に利用されています。2017年1月2日の全国賃貸住宅新聞によると、三井ホームエステート社は「ぶっかくん」を導入後、70件以上あった、「繁忙期の1日に一人が対応する受電数」を約7割も減らせたそうです。

また、アートアベニュー社のケースでは、「ぶっかくん」導入後、人が対応する総受電数が約半分になりました。以前の電話対応は派遣スタッフ2、3名と複数の営業担当者でしたが、導入後は、「派遣スタッフ1名に営業担当者が少しのフォローをする程度で十分になった」そうです。

AIによる自動応答も可能に

「Cloud ChintAI」は、すでに150を超える企業に導入され、「ぶっかくん」以外にも便利な機能の開発が進んでいます。

Cloud ChintAI機能一覧

■ AIチャット ：管理会社と仲介会社間のAIチャット機能

「AIチャット」とは、仲介会社と管理会社間のコミュニケーションをチャット化し、簡易な質問に関してはAIに自動応答させることで双方の情報伝達コストを削減できるシステムです。

■ オートマーケティング：管理会社の登録物件情報を自動で仲介会社へ配信

「オートマーケティング」とは、管理会社が簡単な設定をするだけで仲介会社のリストを自動作成する機能です。仲介会社の所属エリアなどを判定して、自動で新着物件や条件変更をした物件を提案できるため、効率よく正確な最新物件情報を伝達することが可能です。

■ 内見予約くん ：仲介会社からの内見予約自動化システム

「内見予約くん」は仲介会社の内見予約受付作業や鍵情報の照会作業を、WEB上で自動化したシステムです。内見予約一連のやりとりが完全自動化できるため予約重複などのトラブルを避けることができます。さらに管理会社、仲介会社双方が生産性を上げ、入居希望者は素早く、効率的に見たい部屋を内見することが可能になります。

■ 申込受付くん ：電子申し込み受付の自動化システム

新しく登場した「申込受付くん」は、株式会社インサイトと提携していて、同社が決済事業に情報連動している保証会社のうち、25社と順次連携されます。今まで手書きだった入居申込書と同様の項目がWEBフォーム化され、エンドユーザーが申込情報をスマートフォンで入力すると、仲介会社、管理会社、保証会社に、その情報が自動で同時送信されます。

入力不備は自動チェックし、手書きによる誤読や難読も防げる仕様です。未入力、誤記入に伴う作業が大幅に減らせるため、管理会社の担当者としては大きな魅力といえるでしょう。

さらに、申込書提出から審査受付までの効率化も実現できます。提携保証会社が審査ステータスを更新すると、その情報が仲介会社、管理会社にも自動通知されるため、審査の最新状況を迅速に共有できるメリットもあります。

イタンジ社によると「テクノロジーで不動産の在り方を変える」というスローガンのもと、導入企業の大幅な業務効率化を可能にするため、今後も不動産テックのサービスを通じて貢献していきたいとのことです。

不動産テックで業務効率向上やコスト削減が可能に

不動産業界は他業界と比べてまだまだアナログな部分や閉鎖的なところがあります。言い方を変えれば、新しいテクノロジーをうまく取り入れていくことで、業務効率向上やコスト削減も十分に期待できるということです。

「ぶっかくん」は、管理会社のコストカットにつながる機能です。売上を伸ばしながら、働き方改革にも同時に取り組みたい管理会社にとって、「Cloud ChintAI」のような不動産テックサービスは今後も注目といえるでしょう。